Poskytnutí náhrady nákladů zaměstnavatelem zaměstnanci

 

Náhradu jízdních výdajů za použití určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy a taxislužby poskytne zaměstnavatel zaměstnanci v prokázané výši. Obvykle se dokládá jízdenka, účtenka nebo prokázání spotřeby pohonných hmot v kombinaci s prokázáním samotné spotřeby vozu, to ovšem pouze v případě, na který se nevztahuje následující omezení (případně pokud na to zaměstnavatel přistoupí). Použije-li totiž zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy jiný dopravní prostředek, včetně silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, přísluší mu náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek. Použije-li zaměstnanec na žádost zaměstnavatele silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, přísluší mu za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu. Výše této náhrady je rovněž zákonem určená. Sazba základní náhrady za 1 km jízdy činí nejméně u

a) jednostopých vozidel a tříkolek 1,00 Kč,

b) osobních silničních motorových vozidel 3,80 Kč.

Zákon dále stanoví sazby při použití přívěsu, traktoru a jiných dopravních prostředků. Vedle toho zaměstnavatel poskytuje jak bylo výše naznačeno náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu. Tu zaměstnavatel určí násobkem ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty. Cenu pohonné hmoty prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Prokazuje-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen. Jestliže zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu pohonné hmoty zaměstnavateli neprokáže, použije zaměstnavatel pro určení výše náhrady průměrnou cenu příslušné pohonné hmoty stanovenou vyhláškou (ta tedy nereflektuje např. dočasné sezónní zvýšení ceny pohonné hmoty). Spotřebu pohonné hmoty silničního motorového vozidla pak vypočítá zaměstnavatel z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu použitého vozidla, které je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předložit. Jestliže technický průkaz vozidla tyto údaje neobsahuje, přísluší zaměstnanci náhrada výdajů za pohonné hmoty, jen pokud spotřebu pohonné hmoty prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců. Při určení spotřeby pohonné hmoty použije zaměstnavatel údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropských společenství. Není-li tento údaj v technickém průkazu uveden, vypočítá zaměstnavatel spotřebu pohonné hmoty vozidla aritmetickým průměrem z údajů v technickém průkazu uvedených.

U prokazování jízdních výdajů za hromadnou dopravu je situace o něco složitější. Zvláštní pravidlo totiž platí při poskytnutí náhrady jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy při pracovních cestách v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce. Zaměstnavatel pak zaměstnanci poskytne tuto náhradu ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty, aniž by zaměstnanec musel jízdní výdaje prokazovat.

Vedle běžných náhrad jízdních výdajů je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci náhradu jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny, a to trvá-li pracovní cesta déle než 7 kalendářních dnů. V takovém případě poskytne zaměstnavatel zaměstnanci náhradu jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny do jeho bydliště nebo do jiného předem dohodnutého místa pobytu člena rodiny a zpět. Výše takové náhrady odpovídá výši náhrady jízdních výdajů (určených výše), přičemž zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu jízdních výdajů nejvýše v částce odpovídající jízdním výdajům do místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště anebo bydliště na území České republiky. Za limitující se přitom považuje částka, která je pro zaměstnance nejvýhodnější. Zvláštní výjimkou je letecká přeprava, pro kterou platí, že zaměstnavatel hradí zaměstnanci jízdní výdaje k návštěvě člena rodiny pouze ve výši odpovídající ceně jízdného silničního nebo železničního dopravního prostředku dálkové přepravy, který určí zaměstnavatel.

Náhradu jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny poskytne zaměstnavatel nejdéle v průběhu čtvrtého týdne od počátku pracovní cesty nebo od minulé návštěvy člena rodiny, pokud se se zaměstnancem nedohodne na době kratší.

Zaměstnavatel dále poskytne zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování, které vynaložil v souladu s podmínkami pracovní cesty, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Po dobu návštěvy člena rodiny hradí zaměstnavatel zaměstnanci prokázané výdaje za ubytování pouze v případě, že si je musel zaměstnanec vzhledem k podmínkám pracovní cesty nebo ubytovacích služeb zachovat.

Jak bylo výše uvedeno, zaměstnavatel hradí zaměstnanci rovněž jeho stravování a to podle délky pracovní cesty. Za každý kalendářní den pracovní cesty poskytne zaměstnavatel zaměstnanci stravné nejméně ve výši

a) 58 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

b) 88 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,

c) 138 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Tato výše stravného se však mění v závislosti na vývoji cen, proto je nutné stále sledovat prováděcí předpisy, které určují aktuální výši.

Bylo-li však zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, je zaměstnavatel oprávněn za každé uvedené jídlo stravné krátit až o hodnotu

a) 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

b) 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,

c) 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Zákon pak stanoví některé výjimky a možná omezení, které jsou však poměrně specifická, a proto se jim zde nebudeme věnovat.

Konečně je třeba upozornit, že zaměstnavatel poskytne zaměstnanci podle zákona náhradu nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Nemůže-li zaměstnanec výši výdajů prokázat, poskytne mu zaměstnavatel náhradu odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty. Jedná se ovšem o nutné (dalo by se říct účelné) náklady, které navíc musí být prokázány.

  

Zbyněk Bouda, autor je studentem 4. ročníku Právnické fakulty Masarykovy univerzity v Brně

16 komentářů u „Poskytnutí náhrady nákladů zaměstnavatelem zaměstnanci

  1. Ivana Pavková

    Dobrý den, chtěla jsem se zeptat, pokud se zaměstananci vyplácí náhrada jízdného v plné výši předplatné měsíční jízdenky (dojíždí za prací mimo svou obec), je povinen zaměstanavatel v době pracovní neschopnosti např.14 dní, krátit výši běžně vyplácené náhrady?

  2. Mgr. Oldřich Topka

    Dobrý den, toto není poradna pro mzdového účetnictví. Obraťte se na účetního specialistu nebo na server, který se účetnictvím zabývá.

  3. Šárka Kuchynková

    Dobrý den,

    chtěla bych se zeptat, do kdy je zaměstanvatel uhradit náklady za služební cesty (cestovní příkaz)? Je zákonem stanovena nějaká doba a pokud ano, jaká a případně jaká se omezení.

    Děkuji

    Kuchynková

  4. Karel Smetanka

    Dobrý den

    Chtěl bych se zeptat, jestli můžu odmítnout vyslání na zahraniční pracovní cestu z důvodu nevyplacení zálohy cestovních náhrad. Za jakých podmínek může zaměstnavatel takovou cestu nařídit? V pracovní smlouvě je uveden druh práce řidič – mechanik, a místo výkonu práce sídlo firmy

  5. petra nedělová

    dobrý den , chtěla jsem se zeptat na proplácení cestovního příkazu. moje pracovní doba je od 7 – 15,30. na služební cestě jsem byla od 10 do 17,30. náleží mi za tuto dobu stravné (5 – 12hod.)a ještě hodiny přesčas nad rámec pracovní doby? to je 2 hod přesčas. Děkuji Petra N.

  6. B. Čežíková

    Dobrý den, v důsledku organizační změny došlo ke sloučení dvou částí, každá je umístěna v jiném měste. Musí zaměstnavatel proplácet jízdné, pokud vyšle pracovníka do druhého města?

    Pokud se během přemisťování z města do města stane úraz, bude se posuzovat jako pracovní úraz? Má mít pracovník před cestou podepsán příkaz k pracovní cestě?

    V pracovní smlouvě je sjednané místo výkonu práce podle původního stavu (před organizační změnou), kdy se nerozlišovaly části organizace.

    Děkuji.

  7. Pavlína Fehérová

    Dobrý den,pracuji pro jednu reklamní agenturu na DPP.Vždy ve školícím materiálu bylo napsáno,že proplácejí jízdné na základě doložených jízdenek MHD.Až při vyplacení výplaty jsem zjistila,že jízdné přičtou k výplatě a potom to celé zdaní.Moc se mi to nezdá,myslím si,že to není běžné.A má pocit,že to není ani v souladu se zákonem.Můžete mi prosím poradit?Předem děkuji za odpověď Pavlína Fehérová

  8. Jana

    Dobrý den,zaměstnavatel neproplácí zaměstnancům cestovní náhrady a sám si je uplatňuje.Jednoho zaměstnance propustil,ošidil ho o mzdu a já vím,že hodně na něm vydělal právě cestovným a ani to mu nedal.Lze to nějak zkontrolovat,třeba nějakou inspekcí?To samé se týká stravenek.Kupuje je zaměstnancům,ale my nic nedostáváme.Nechává si je.

  9. Milan Koudelka

    Dobrý den,

    pokud má zaměstnanec vlastní legitimaci (měsíční, roční, …), má stále nárok na proplacení jízdného při pracovních cestách? Tzn. legitimaci má např. na cestu do práce, z práce, další cesty. Protože pak nemá jízdenky za jízdu v rámci pracovní cesty, použije s tedy obvyklá cena jízdného (lístku) při dané cestě?

    Děkuji.

  10. Mgr. Oldřich Topka

    Dobrý den, §183/5 ZP: Nedohodnou-li se účastníci jinak, je zaměstnavatel povinen do 10 pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů zaměstnancem provést vyúčtování cestovních náhrad a uspokojit jeho práva.

  11. Mgr. Oldřich Topka

    Dobrý den, §42 ZP: … Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody s ním… Z toho plyne, že Vám ji bez Vašeho souhlasu nařídit nemůže. Je však možné (a v praxi bohužel časté), že Vám to časem vrátí jinde.

  12. Mgr. Oldřich Topka

    Dobrý den, přesčas by jste měla jen kdyby jste tyto hodiny skutečně konala práci. Pokud jste však byla tou dobou na cestě zpět, tak to rozhodně přesčas není ani Vám za nenáleží náhrada mzdy. Ovšem cestovní náhrady Vám náležejí včetně stravného za dobu v rozsahu trvání cesty v rozmezí 5 – 12 hodin (tedy 58,-Kč).

  13. Mgr. Oldřich Topka

    Dobrý den, na základě dohody se zaměstnanci by mělo co nejdříve dojít k úpravám smluv (postačí dodatkem) zejména pokud jde o místo výkonu práce. Původní pracoviště již totiž neexistuje a nové není sjednáno. Příkaz k pracovní cestě by tedy stejně neodpovídal skutečnosti.

    Příspěvek na dopravu zaměstnanců do práce povinný není, je věcí zaměstnance, jak se dopravuje na pracoviště, takže vše závisí na tom, jestli něco takového zaměstnavatel připlácí nebo ne (u většiny tomu tak není).

    Úraz na cestě do nebo ze zaměstnání není pracovní úraz. Cestou do zaměstnání a zpět se rozumí cesta z místa zaměstnancova bydliště (ubytování) do místa vstupu do objektu zaměstnavatele nebo na jiné místo určené k plnění pracovních úkolů a zpět.

  14. Mgr. Oldřich Topka

    Dobrý den, tohle je otázka účetnictví a účetní metodiky, proto se na tohle zeptejte účetní nebo v poradně, která se účetnictvím zabývá.

  15. Mgr. Oldřich Topka

    Dobrý den, kontrolu dodržování povinností zaměstnavatele zajišťuje inspektorát práce. Pokud jde o machinace s cestovními náhradami a stravenkami, pak by takový podnět mohl zajímat i finanční úřad.

  16. Karel Dlouhý

    V § 159 odst. 2 zákoníku práce je stanoveno, že při poskytnutí náhrady jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy při pracovních cestách v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, zaměstnavatel poskytne tuto náhradu ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty, aniž by zaměstnanec musel jízdní výdaj prokazovat.

    http://www.i-poradce.cz/SubPages/OtvorDokument/Clanok.aspx?idclanok=90988

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>